Visszaélés-bejelentés

Tájékoztató a visszaélés-bejelentési rendszerről

A 2023. július 24. napján hatályba lépő, 2023. évi XXV. tv. a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról alapján minden, minimum 50 főt elérő Társaságnak létre kell hoznia egy visszaélés-bejelentési rendszert, amelyen keresztül jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. Bejelentés megtételére jogosult minden jelenlegi, megszűnt jogviszonyú SMP Solution Zrt. által foglalkoztatott, partner, részvényes, az SMP Solution Zrt. által könyvelt cégek összes munkatársa, illetve az SMP-s cégcsoportba tartozó vállalatok összes munkatársa, felügyeleti bizottsági tag, gyakornok, önkéntes, illetve azok is, akik ezen jogviszonyok létesítésére irányuló szándéknyilatkozatukat már megtették (a részletes felsorolás a csatolt Szabályzatban található).

Szabályzat a visszaélés-bejelentési rendszerről

1. Általános rendelkezések

1.1 A Szabályzat tárgya és célja

A 2023. évi XXV. tv. a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról alapján minden, minimum 50 főt elérő Társaságnak létre kell hoznia egy visszaélés-bejelentési rendszert, amelyen keresztül jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

A rendszernek minden bejelentő részére elérhetőnek és hozzáférhetőnek kell lennie, alkalmasnak kell lennie írásbeli és szóbeli bejelentésekre egyaránt, illetve biztosítani kell a bejelentő személyazonosságának és személyes adatainak védelmét, valamint kiemelendő, hogy harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő adattovábbítás csak abban az esetben történhet, ha a címzett kötelezettséget vállal az adatok biztonságos kezeléséről.

1.2 A Szabályzat hatálya

A szabályzat hatálya kiterjed a Társaság minden szervezeti egységére, illetve a Társasággal munkaviszonyban álló, illetve minden más munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló munkavállalóra. Kiterjed továbbá minden már megszűnt jogviszonyú SMP munkavállalóra, partnerre, részvényesre, felügyeleti bizottsági tagra, gyakornokra, önkéntesre, illetve azokra is, akik ezen jogviszonyok létesítésére irányuló szándéknyilatkozatukat már megtették.

1.3 A Szabályzat és a hozzá kapcsolódó mellékletek elérhetősége

A Társaság Szabályzatához tartozó minden dokumentumát elektronikus formátumban publikálja olyan módon, hogy minden érintett munkatárs szükség esetén hozzáférhessen és olvasási jogosultsággal tanulmányozhassa azt. A jelen Szabályzat vonatkozásában az SMP-t megilleti az egyoldalú módosítás joga. A Szabályzat módosítása esetén az SMP a Munkatársat az általuk elérhető elektronikus felületen vagy személyesen értesíti.

1.4 Fogalmak

Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat (SMP Solutions Zrt.).

Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

A rendszer működtetéséért felelős személy: pártatlan és ebben a feladatkörében nem utasítható személy, aki a bejelentéseket kezeli és kivizsgálja.

Bejelentő: az a természetes személy, aki bejelentés megtételére jogosult.

2. A visszaélés-bejelentési rendszer

2.1 A bejelentő személye

Bejelentés megtételére jogosult minden olyan természetes személy, aki(k):

• foglalkoztató által foglalkoztatott (jelenleg a jogviszony fennáll vagy jogviszony megszűnt vagy jövőben létesíteni kívánt jogviszony, melynek létesítése már folyamatban van);
• Társaság részvényesei, ügyviteli szerv tagjai, ügyvezető szerv tagjai, felügyeleti testület tagjai;
• az SMP Solution Zrt. által könyvelt cégek összes munkatársa, illetve az SMP-s cégcsoportba tartozó vállalatok összes munkatársa (jelenleg a jogviszony fennáll vagy jogviszony megszűnt vagy jövőben létesíteni kívánt jogviszony, melynek létesítése már folyamatban van);
• Társaság partnerei: egyéni cég; egyéni vállalkozó; szerződéses vállalkozó; alvállalkozó; megbízott, valamint az általuk foglalkoztatott személyek; gyakornok; önkéntes (jelenleg a jogviszony fennáll vagy jogviszony megszűnt vagy jövőben létesíteni kívánt jogviszony, melynek létesítése már folyamatban van).

2.2 A bejelentés tartalma

A visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

Jogellenes cselekmény lehet pl. korrupció, visszaélés, pénzmosás, tisztességtelen verseny, üzleti titokkal való visszaélés, környezetvédelmi szabályok megszegése, összeférhetetlenség, munkahelyi megfélemlítés, diszkrimináció, etikai szabályzatban foglaltak megsértése stb.

2.3 A bejelentés megtételének módja

A Társaság a bejelentési felületeit közzé teszi a saját honlapján, a https://smpsolutions.hu honlapon.

• Postai úton: 1138 Budapest, Madarász Viktor utca 47-49. 2. ép. 3. em.
• E-mailen: visszaeles_bejelentes@smp.hu
• Telefonon: +36 1 412 2540
• Személyesen: Varga Ádám (HR Igazgató)

A bejelentések megtételére írásban és szóban is lehetőség van, az alábbiak szerint:

• Szóban
• – Telefonon
• – Személyesen
• Írásban
• – Levél
• – E-mail

2.4 A bejelentések kivizsgálása

A pártatlanság és függetlenség érvényesülése érdekében, az adott bejelentés kezelésére, kivizsgálására a mindenkori HR Igazgató által kijelölt, legalább 3 főből álló eseti Etikai Bizottság kerül kijelölésre. Az így kijelölt eseti Etikai Bizottság tagjai feladatkörük ellátása során nem utasíthatóak.

A bejelentések a mindenkori HR Igazgatóhoz érkeznek, aki a bejelentés tartalma alapján kijelöli az eseti Etikai Bizottság tagjait és továbbítja részükre a bejelentést oly módon, hogy az adatok biztonsága a jelen Szabályzatban foglaltak szerint a továbbítás során maximálisan megvalósuljon.

A belső visszaélés-bejelentő rendszer működtetéséért felelős Etikai Bizottság a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30 napon belül kivizsgálja. Különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett a határidő meghosszabbítható. Ebben az esetben a bejelentőt tájékoztatni kell a vizsgálat befejezésének várható időpontjáról és a meghosszabbítás indokáról. A kivizsgálás a határidő meghosszabbításával együtt sem haladhatja meg a 3 hónapot.

Azt a természetes személyt, akivel kapcsolatban a bejelentés érkezett, tájékoztatni kell a bejelentés tényéről és annak tartalmáról, valamint a személyes adatai védelmével kapcsolatos jogairól. Biztosítani kell részére, hogy a saját álláspontját kifejthesse, akár jogi képviselő útján, illetve bizonyítékokat terjeszthessen elő a védelmében. A bejelentés tényéről való tájékoztatási kötelezettség csak abban az esetben mellőzhető, ha az meghiúsítaná az eljárás sikerét.

A tájékoztatáshoz való jog és a személyes adatok védelmével kapcsolatos előírások azokra a személyre is alkalmazandóak, akik a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhetnek.

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető abban az esetben, ha:

• bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg;
• nem az erre jogosult személy tette meg;
• ugyanazon bejelentő által tett ismételt, azonos tartalmú bejelentés;
• a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

A bejelentés mellőzése során csak az érdemi kivizsgálás mellőzhető, a tájékoztatási és adminisztratív teendőket SMP Solutions Zrt. köteles elvégezni.

A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a bejelentett cselekmény orvosolására. A kivizsgálás során a bejelentő bármikor felhívható kiegészítések és pontosítások megtételére, a tényállás tisztázására vagy további információk rendelkezésre bocsátására.

Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, intézkedni kell a feljelentés megtételéről. Abban az esetben, ha bebizonyosodott, hogy a bejelentést rosszhiszeműen, valótlan adatok és információk átadásával tették meg, és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merült fel, a bejelentő személyes adatait az adatkezelési tájékoztatóban foglaltaknak megfelelően az arra jogosult szervnek vagy személynek át kell adni. Amennyiben a rosszhiszemű bejelentéssel valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kért vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

A visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a kivizsgálás eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről írásban tájékoztatnia kell a bejelentőt. Az írásbeli tájékoztatás abban az esetben mellőzhető, ha a rendszer működtetője a bejelentőt már szóban tájékoztatta, aki azt tudomásul vette.

2.5 A bejelentők védelme

Minden, a bejelentő számára hátrányos intézkedés jogellenesnek minősül, ha a bejelentés jogszerű megtétele miatt került rá sor.

Ilyen hátrányos intézkedés pl.

• felmondás, felfüggesztés, csoportos létszámcsökkentés;
• előléptetés megtagadása, képzés megtagadása, negatív teljesítményértékelés;
• munkaköri feladatok módosítása, áthelyezés, munkaidő megváltoztatása, bércsökkentés;
• fegyelmi intézkedés, megrovás;
• kényszerítés, megfélemlítés, zaklatás, hátrányos megkülönböztetés;
• határozott idejű szerződés megújításának elmulasztása, idő előtti megszüntetése;
• károkozás, jó hírnév megsértése, üzleti lehetőség elvesztése és bevételkiesés is;
• áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése vagy felmondása;
• engedély visszavonása.

A hátrányos intézkedéssel összefüggő hatósági vagy bírósági eljárás során vélelmezni kell, hogy a hátrányos intézkedésre a bejelentés megtétele miatt került sor. Annak bizonyítása, hogy a hátrányos intézkedés jogszerű volt, a foglalkoztató felelőssége.

A bejelentés jogszerű megtétele során a bejelentő nem sért üzleti titoktartási kötelezettséget és nem vonható felelősségre az információkhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha azok megszerzésével vagy hozzáférésével bűncselekményt követett el.

3. Záró rendelkezések

A visszaélés-bejelentés rendszerének megalkotásával, működtetésével kapcsolatos kötelezettségek teljesítését a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrzi. A foglalkoztatás-felügyeleti hatóság a hiányosság vagy jogsértés megállapítása esetén közigazgatási szankció alkalmazása mellett közigazgatási intézkedést tehet. Ez magában foglalja többek között a szervezet felhívását a hiányosságok, szabálysértések orvoslására, eredménytelen felhívás esetén pedig akár közigazgatási bírság kiszabását.

A személyes adatok védelmére és az adatok kezelésére az Adatkezelési Tájékoztatóban foglaltak szerint kerül sor.