Сигнал за злоупотреба

Информация за системата за сигнализиране на злоупотреби

Въз основа на Закон № XXV от 2023 г. относно жалбите, сигналите от обществен интерес и правилата, свързани със сигнализирането на злоупотреби, който влиза в сила на 24 юли 2023 г., всяко с най-малко 50 служители трябва да създаде система за сигнализиране на злоупотреби, чрез която да може да се подава информация за незаконни или предполагаеми за незаконни действия или бездействия, както и за други злоупотреби. Право да подават сигнали имат всички настоящи и бивши служители на SMP Solution Zrt., партньори, акционери, всички служители на дружествата, отчитани от SMP Solution Zrt., както и всички служители на дружествата, принадлежащи към групата на SMP, членовете на надзорния съвет, стажантите, доброволците, както и онези, които вече са подали декларация за намерение за установяване на такива правни отношения (подробният списък се намира в приложените правила).

Правилник за системата за сигнализиране на злоупотреби

1. Общи разпоредби

1.1 Предмет и цел на Наредбата

Въз основа на Закон № XXV от 2023 г. относно жалбите, сигналите от обществен интерес, както и правилата, свързани със сигнализирането на злоупотреби, всяко компания с най-малко 50 служители трябва да създаде система за сигнализиране на злоупотреби, чрез която да може да се подава информация за незаконни или предполагаеми незаконни действия или бездействия, както и за други злоупотреби.

Системата трябва да бъде достъпна за всеки подател на сигнал и да позволява както писмени, така и устни сигнали, както и да гарантира защитата на самоличността и личните данни на подателя на сигнала; освен това трябва да се подчертае, че предаването на данни към трета държава или международна организация може да се осъществи само в случай, че получателят поеме задължение за безопасното им обработване.

1.2 Обхват на приложение на Правилника

Обхватът на настоящия правилник се отнася за всички организационни единици на Дружеството, както и за всички служители, които са в трудовоправни отношения с Дружеството или в други правни отношения, свързани с извършването на трудова дейност. Освен това той се отнася и за всички бивши служители на SMP, чиито правни отношения вече са прекратени, партньори, акционери, членове на надзорния съвет, стажанти, доброволци, както и на онези, които вече са изразили намерение да сключат такива правни отношения.

1.3 Достъп до Правилника и свързаните с него приложения

Дружеството публикува всички документи, свързани с Настоящия правилник, в електронен формат, така че всеки засегнат служител да има достъп до тях при необходимост и да може да ги прегледа с право на четене. По отношение на настоящия правилник SMP има правото да го изменя едностранно. В случай на промяна в правилника SMP уведомява служителя чрез достъпната за него електронна платформа или лично.

1.4 Понятия

Работодател: лице, което наема физическо лице в рамките на трудовоправно отношение (SMP Solutions Zrt.).

Работник: физическо лице, което извършва дейност срещу възнаграждение за работодателя и под негово ръководство в рамките на правно отношение, свързано с трудова заетост, или което извършва дейност за собствена сметка.

Трудовоправно отношение: всяко правоотношение, при което работникът извършва дейност за работодателя и под негово ръководство срещу възнаграждение, или сам осигурява своята заетост.

Лицето, отговорно за функционирането на системата: безпристрастно лице, което не може да получава указания в рамките на своите задължения и което обработва и разследва сигналите.

Декларатор: физическото лице, което има право да подаде декларация.

2. Системата за сигнализиране на злоупотреби

2.1 Личността на заявителя

Право да подаде заявление има всяко физическо лице, което:

нает от работодател (в момента съществуващо правно отношение, прекратено правно отношение или правно отношение, което се планира да бъде сключено в бъдеще и чието сключване вече е в процес);
Акционерите на дружеството, членовете на управителния орган, членовете на изпълнителния орган, членовете на надзорния съвет;
всички служители на дружествата, чиято счетоводна отчетност се води от SMP Solution Zrt., както и всички служители на дружествата, принадлежащи към групата на SMP (независимо дали трудовото правоотношение е в сила, е прекратено или се планира да бъде сключено в бъдеще, като процесът по сключването му вече е в ход);
Партньори на дружеството: еднолично дружество; едноличен търговец; изпълнител по договор; подизпълнител; упълномощен представител, както и лицата, наети от тях; стажант; доброволец (независимо дали правното отношение съществува в момента, е прекратено или се планира да бъде установено в бъдеще, като процесът по установяването му вече е в ход).

2.2 Съдържание на уведомлението

Чрез системата за сигнализиране на злоупотреби може да се подава информация за действия или бездействия, които са незаконни или за които се предполага, че са незаконни, както и за други видове злоупотреби.

Незаконно действие може да бъде например корупция, злоупотреба, изпиране на пари, нелоялна конкуренция, злоупотреба с търговска тайна, нарушаване на екологичните норми, конфликт на интереси, тормоз на работното място, дискриминация, нарушение на разпоредбите на етичния кодекс и др.

2.3 Начин на подаване на уведомлението

Дружеството публикува платформите си за подаване на сигнали на собствения си уебсайт – https://smpsolutions.hu.

По пощата: 1138 Будапеща, ул. „Madarász Viktor“ 47–49, сграда 2, етаж 3.
По електронна поща: visszaeles_bejelentes@smp.hu
По телефона: +36 1 412 2540
Лично: Ádám Varga (директор по човешките ресурси)

Съобщенията могат да се подават както в писмена, така и в устна форма, както следва:

Устно
– По телефона
– Лично
В писмена форма
– Писмо
– Имейл

2.4 Разследване на сигналите

С цел гарантиране на безпристрастност и независимост, за разглеждане и разследване на съответното сигнал се назначава специална Етична комисия, състояща се от най-малко 3 члена, определена от действащия директор по човешки ресурси. Членовете на така назначената временна Етична комисия не могат да получават указания при изпълнението на своите задължения.

Сигналите се получават от действащия директор по човешки ресурси, който въз основа на съдържанието на сигнала назначава членовете на временната Етична комисия и им препраща сигнала по начин, който гарантира максимална сигурност на данните по време на предаването, в съответствие с разпоредбите на настоящия правилник.

Етичната комисия, отговаряща за функционирането на вътрешната система за сигнализиране на злоупотреби, разследва съдържанието на сигнала в най-краткия срок, позволяван от обстоятелствата, но не по-късно от 30 дни от датата на получаване на сигнала. В особено обосновани случаи срокът може да бъде удължен, като същевременно се уведоми подателят на сигнала. В такъв случай подателят на сигнала трябва да бъде уведомен за очакваната дата на приключване на разследването и за причината за удължаването. Разследването, дори и при удължаване на срока, не може да надвишава 3 месеца.

Физическото лице, за което е постъпило съобщението, трябва да бъде уведомено за факта на съобщението и за неговото съдържание, както и за правата си, свързани със защитата на личните му данни. Трябва да му се предостави възможност да изложи своята гледна точка, дори чрез правен представител, както и да представи доказателства в своя защита. Задължението за уведомяване относно факта на подаването на сигнала може да бъде пренебрегнато само в случаите, когато това би попречило на успешното провеждане на процедурата.

Разпоредбите относно правото на информация и защитата на личните данни се прилагат и по отношение на лицата, които могат да разполагат със съществена информация относно съдържанието на сигнала.

Разследването на сигнала може да бъде пропуснато, ако:

съобщението е подадено от неизвестен подател;
не е извършено от лице, което има право на това;
повторно подадено съобщение със същото съдържание от същия подател;
накърняването на обществения интерес или на наложителния частен интерес не би било съразмерно с ограничаването на правата на физическото или юридическото лице, засегнато в сигнала, в резултат на разследването по сигнала.

При пропускане на уведомяването може да бъде пропуснато само разследването по същество, докато SMP Solutions Zrt. е длъжна да изпълни задълженията си по информиране и административните задължения.

При разследването на сигнала трябва да се оцени достоверността на обстоятелствата, изложени в него, и да се предприемат мерки, подходящи за отстраняване на посоченото в сигнала нарушение. По време на разследването подателят на сигнала може по всяко време да бъде приканен да предостави допълнения и уточнения, да изясни фактите или да предостави допълнителна информация.

Ако въз основа на сигнала е обосновано да се започне наказателно производство, трябва да се предприемат мерки за подаване на жалба. В случай че се докаже, че сигналът е подаден недобросъвестно, чрез предоставяне на неверни данни и информация, и по този начин са възникнали обстоятелства, сочещи за извършване на престъпление или административно нарушение, личните данни на подателя на сигнала трябва да бъдат предадени на оправомощения орган или лице в съответствие с разпоредбите на декларацията за обработка на лични данни. Ако поради подаването на сигнал с недобросъвестност може да се предположи, че е нанесена незаконна вреда или друго нарушение на правата на друго лице, личните данни на подателя трябва да бъдат предадени по искане на органа или лицето, оправомощено да започне или да проведе процедурата.

Операторът на системата за сигнализиране на злоупотреби трябва да информира писмено подателя на сигнала за разследването на сигнала или за решението да не се разследва, както и за причините за това, за резултата от разследването и за предприетите или планираните мерки. Писменото уведомяване може да бъде пропуснато, ако операторът на системата вече е уведомил устно подателя на сигнала и той е взел това под внимание.

2.5 Защита на лицата, подали сигнали

Всяка мярка, която е в ущърб на лицата, подали сигнал, се счита за незаконосъобразна, ако е била предприета поради законното подаване на сигнала.

Пример за такава дискриминационна мярка е, например:

уволнение, временно отстраняване от работа, колективно съкращение на персонал;
отказ за повишение, отказ за обучение, отрицателна оценка на работата;
промяна на служебните задължения, преместване, промяна на работното време, намаляване на заплатата;
дисциплинарно наказание, порицание;
принуда, заплашване, тормоз, дискриминация;
неподновяване на договор с определен срок, предсрочно прекратяване;
причиняване на вреди, накърняване на доброто име, загуба на бизнес възможности и пропуснати приходи;
предсрочно прекратяване или разваляне на договор за стоки или услуги;
отмяна на разрешението.

При административно или съдебно производство, свързано с неблагоприятна мярка, се приема, че неблагоприятната мярка е била предприета поради подаването на жалбата. Доказването, че неблагоприятната мярка е била законна, е отговорност на работодателя.

При законното подаване на сигнала подателят не нарушава задължението за запазване на търговска тайна и не може да бъде подведен под отговорност във връзка с достъпа до информацията, освен ако с получаването или достъпа до нея е извършил престъпление.

3. Заключителни разпоредби

Изпълнението на задълженията, свързани със създаването и функционирането на системата за сигнализиране на злоупотреби, се контролира от органа за надзор върху заетостта. В случай на констатиране на недостатъци или нарушения органът за надзор върху заетостта може да наложи административни санкции, както и да предприеме административни мерки. Това включва, наред с другото, призоваване на организацията да отстрани недостатъците и нарушенията, а в случай на безрезултатно призоваване — дори налагане на административна глоба.

Защитата на личните данни и обработката на данните се извършват в съответствие с разпоредбите на Информацията за обработката на данни.