Whistleblowing

Overview

U skladu sa Zakonom XXV iz 2023. o pritužbama, izvještajima od javnog interesa i pravilima koja se odnose na prijavu nepravilnosti, koji stupa na snagu 24. srpnja 2023., svaka tvrtka s najmanje 50 zaposlenika mora uspostaviti sustav za prijavu nepravilnosti putem kojeg se mogu prijaviti informacije o nezakonitim ili sumnjivim nezakonitim radnjama ili propustima, odnosno drugom neprimjerenom ponašanju. svi sadašnji i bivši zaposlenici tvrtke SMP Solution Zrt., partneri, dioničari, sve osoblje tvrtki koje obuhvaća računovodstvo tvrtke SMP Solution Zrt. i sve osoblje tvrtki koje pripadaju grupi SMP, članovi nadzornog odbora, pripravnici, volonteri i oni koji su već izrazili namjeru za ulazak u takve pravne odnose (detaljan popis nalazi se u priloženim Pravilima).

Pravila o sustavu za prijavu nepravilnosti

1. Opće odredbe

1.1 Opseg i svrha propisa

U skladu sa Zakonom XXV iz 2023. o pritužbama, izvještajima od javnog interesa i pravilima koja se odnose na prijavu nepravilnosti, svaka tvrtka s najmanje 50 zaposlenika mora uspostaviti sustav za prijavu nepravilnosti putem kojeg se mogu prijaviti informacije o nezakonitim ili sumnjivim nezakonitim radnjama ili propustima, odnosno drugim oblicima nepravilnog ponašanja.

Sustav mora biti dostupan i pristupačan svim zviždačima te mora biti prikladan i za pisane i za usmene prijave, i mora osigurati zaštitu identiteta i osobnih podataka uzbunjivača; također treba naglasiti da se podaci mogu prenijeti u treću zemlju ili međunarodnu organizaciju samo ako primatelj preuzme obvezu da će s podacima postupati na siguran način.

1.2 Opseg propisa

Područje primjene ovih propisa obuhvaća sve organizacijske jedinice Društva, kao i sve zaposlenike koji su u radnom odnosu s Društvom ili su u bilo kojem drugom pravnom odnosu radi obavljanja rada. Također se odnosi na sve bivše zaposlenike SMP-a, partnera, dioničara, članova Nadzornog odbora, pripravnika, volontera i onih koji su već izrazili namjeru za sklapanje takvih pravnih odnosa.

1.3 Dostupnost propisa i pripadajućih priloga

Tvrtka će objaviti sve dokumente koji čine dio njenih propisa u elektroničkom obliku na način da svi relevantni zaposlenici mogu pristupiti njima gdje je to potrebno i pregledati ih s pristupom samo za čitanje. SMP zadržava pravo jednostrano izmijeniti ova pravila. U slučaju bilo kakvih izmjena pravila, SMP će o tome obavijestiti zaposlenika putem elektroničke platforme dostupne zaposleniku ili osobno.

1.4 Definicije

Poslodavac: osoba koja zapošljava fizičku osobu na temelju pravnog odnosa radi obavljanja poslova (SMP Solutions Zrt.).

Zaposlenik: fizička osoba koja u okviru radnog odnosa obavlja rad za poslodavca i pod njegovim vodstvom uz naknadu, ili koja je samozaposlena.

Radni odnos: svaki pravni odnos u kojem radnik obavlja rad za poslodavca i pod vodstvom poslodavca u zamjenu za naknadu, ili je samozaposlen.

Osoba odgovorna za upravljanje sustavom: nepristrana osoba kojoj se ne mogu davati upute za ovu ulogu, a koja obrađuje i istražuje prijave.

Obavještavatelj: fizička osoba ovlaštena za podnošenje obavijesti.

2. Sustav za prijavu zlostavljanja

2.1 Identitet osobe koja podnosi izvještaj

Svaka fizička osoba koja ispunjava sljedeće kriterije ima pravo podnijeti izjavu:

• zaposlen kod poslodavca (gdje radni odnos trenutno postoji, prestao je ili se namjerava uspostaviti u budućnosti i već je u procesu uspostavljanja);
• Dioničari društva, članovi njegovih upravnih tijela, članovi njegovih izvršnih tijela i članovi njegovog nadzornog tijela;
• svi zaposlenici tvrtki za koje SMP Solution Zrt. pruža računovodstvene usluge i svi zaposlenici tvrtki koje pripadaju SMP Grupi (bez obzira na to je li njihov radni odnos trenutno na snazi, prekinut ili se namjerava uspostaviti u budućnosti i već je u procesu uspostavljanja);
• Partneri tvrtke: obrtnici; samozaposleni; izvođači radova; podizvođači; agenti i osobe zaposlene kod njih; pripravnici; volonteri (bez obzira na to postoji li pravni odnos trenutno, je li prestao postojati ili je namjeravano uspostaviti u budućnosti, pri čemu je uspostava takvog odnosa već u tijeku).

2.2 Sadržaj obavijesti

Informacije o bilo kojem nezakonitom činu ili propustu, ili o bilo kojem drugom obliku neprimjerenog postupanja, mogu se prijaviti putem sustava za prijavu nepravilnosti.

Nezakoniti postupci mogu uključivati, na primjer, korupciju, zlouporabu moći, pranje novca, nepoštenu konkurenciju, zlouporabu poslovnih tajni, kršenje propisa o zaštiti okoliša, sukobe interesa, zlostavljanje na radnom mjestu, diskriminaciju, kršenja kodeksa etike itd.

2.3 Kako napraviti obavijest

Tvrtka objavljuje svoje izvještajne platforme na vlastitoj internetskoj stranici https://smpsolutions.hu.

• Poštanska adresa: 1138 Budapest, Madarász Viktorova ulica 47–49, blok 2, 3. kat.
• Putem e-pošte: visszaeles_bejelentes@smp.hu
• Telefonom: +36 1 412 2540
• Osobno: Ádám Varga (direktor ljudskih resursa)

Obavijesti se mogu dati pismeno ili usmeno, kako slijedi:

• Usmeno
• – Telefonom
• – Osobno
• U pisanju
• – Pismo
• – E-pošta

2.4 Istraživanje izvještaja

Kako bi se osigurala nepristranost i neovisnost, uspostavit će se ad hoc etički odbor sastavljen od najmanje tri člana koje imenuje trenutni direktor ljudskih resursa, a koji će se baviti i istražiti dotično izvješće. Članovi ad hoc Etičkog odbora imenovani na ovaj način ne podliježu uputama tijekom obavljanja svojih dužnosti.

Izvještaji se podnose trenutnom direktoru ljudskih resursa, koji, na temelju sadržaja izvješća, imenuje članove ad hoc Etičkog odbora i prosljeđuje im izvješće na način koji osigurava da se sigurnost podataka održava na najvišoj mogućoj razini tijekom prijenosa, u skladu s odredbama ovog Kodeksa.

Etnički odbor, koji je odgovoran za vođenje internog sustava za prijavu nepravilnosti, istražit će navode iz izvješća čim okolnosti to dopuste, a najkasnije u roku od 30 dana od dana zaprimanja izvješća. U posebno opravdanim slučajevima rok se može produljiti, pod uvjetom da se prijavitelj o tome istovremeno obavijesti. U takvim slučajevima prijavitelja je potrebno obavijestiti o očekivanom datumu završetka istrage i razlogu produljenja. Čak i uz produljenje roka, istraga ne smije trajati dulje od 3 mjeseca.

Prirodna osoba o kojoj je podneseno izvješće mora biti obaviještena o činjenici da je izvješće podneseno i o njegovom sadržaju, kao i o svojim pravima u vezi s zaštitom svojih osobnih podataka. Moraju imati priliku iznijeti svoj stav, bilo putem pravnog zastupnika ili podnošenjem dokaza u svoju obranu. Obveza obavještavanja osobe o tome da je podneseno izvješće može se odustati samo ako bi to ugrozilo uspjeh postupka.

Odredbe koje se odnose na pravo na informacije i zaštitu osobnih podataka također se primjenjuju na osobe koje mogu imati relevantne informacije o pitanjima navedenim u izvješću.

Istraga o izvješću može biti oproštena ako:

• Izvještaj je podnijela neidentificirana osoba;
• nije izvršio ovlašteni subjekt;
• ponovljeno obavještenje sa istim sadržajem koje je podnio isti obavještavatelj;
• Bilo kakva šteta javnom interesu ili prevladavajućem privatnom interesu ne bi bila proporcionalna ograničenju prava fizičke ili pravne osobe na koju se odnosi izvješće proizašlo iz istrage tog izvješća.

Ako se obavijest izostavi, izostaviti se može samo suštinska istraga; SMP Solutions Zrt. obvezna je obaviti informacijske i administrativne zadatke.

Tijekom istrage prijave mora se procijeniti valjanost okolnosti navedenih u prijavi te poduzeti mjere prikladne za otklanjanje prijavljenog čina. Tijekom istrage podnositelj pritužbe može biti kontaktiran u bilo kojem trenutku radi davanja dodatnih pojedinosti ili pojašnjenja, radi razjašnjavanja činjenica slučaja ili radi davanja daljnjih informacija.

Ako na temelju izvješća postoje osnove za pokretanje kaznenog postupka, potrebno je poduzeti korake za podnošenje kaznene prijave. U slučaju da se utvrdi da je prijava podnesena s lošom namjerom, davanjem lažnih podataka i informacija, te da je to dovelo do okolnosti koje upućuju na počinjenje kaznenog djela ili prekršaja, osobni podaci podnositelja prijave moraju se otkriti ovlaštenom tijelu ili osobi u skladu s odredbama obavijesti o obradi podataka. Ako je vjerojatno da je prijava učinjena u zloj namjeri uzrokovala nezakonitu štetu ili drugo kršenje prava druge osobe, osobni podaci prijavitelja moraju se, na zahtjev, otkriti tijelu ili osobi ovlaštenoj za pokretanje ili vođenje postupka.

Upravitelj sustava za prijavu nepravilnosti mora pisanim putem obavijestiti prijavitelja o ishodu istrage prijave ili, ako prijava nije istražena, o razlozima za to, rezultatima istrage i poduzetim ili planiranim mjerama. Piseno obavještenje može se izostaviti ako je upravitelj sustava već usmeno obavijestio prijavitelja i ako je prijavitelj to potvrdio.

2.5 Zaštita uzbunjivača

Svaka mjera koja je štetna za uzbunjivača smatra se nezakonitom ako je poduzeta kao rezultat zakonitog podnošenja prijave.

Primjer takve diskriminatorne mjere je, na primjer,

• otkaz, suspenzija, kolektivno otpuštanje;
• odbijanje dodjele unapređenja, odbijanje osiguranja obuke, negativna procjena učinka;
• promjene u radnim zadacima, prekomjerno raspoređivanje, promjene u radnom vremenu, smanjenje plaća;
• disciplinska mjera, opomena;
• prisila, zastrašivanje, uznemiravanje, diskriminacija;
• neobnavljanje ugovora na određeno vrijeme ili njegovo prijevremeno raskidanje;
• šteta, šteta nanesena ugledu, gubitak poslovnih prilika i gubitak prihoda;
• prijevremeni raskid ili otkaz ugovora o opskrbi robom ili uslugama;
• povlačenje licence

U svakom upravnom ili sudskom postupku koji se odnosi na diskriminatornu mjeru mora se pretpostaviti da je diskriminatorna mjera poduzeta kao rezultat podnošenja pritužbe. Teret dokazivanja da je diskriminatorna mjera zakonita leži na poslodavcu.

Prilikom podnošenja izvješća u skladu sa zakonom, prijavitelj ne krši nikakvu obvezu povjerljivosti i ne može biti smatran odgovornim za pristup informacijama, osim ako nije počinio kazneno djelo pri njihovom pribavljanju ili pristupu.

3. Završne odredbe

Inspektorat za rad nadzire ispunjavanje obveza vezanih uz uspostavu i funkcioniranje sustava za prijavu nepravilnosti. Kada radna inspekcija utvrdi nedostatak ili kršenje zakona, može poduzeti upravnu mjeru uz izricanje upravne novčane kazne. To uključuje, između ostalog, zahtjev da organizacija otkloni nedostatke ili povrede te, ako takav zahtjev ne bude uspješan, izricanje upravne novčane kazne.

Zaštita osobnih podataka i obrada takvih podataka provodi se u skladu s odredbama navedenim u Obavijesti o privatnosti.