Obvestilo o obdelavi osebnih podatkov

1. Upravljavec podatkov

Ime: SMP Solutions, d.d.

Naslov: 1138 Budimpešta, ulica Madarász Viktor, št. 47–49, stavba 2, 3. nadstropje.

Predstavnik upravljavca podatkov: Edward László Papp, generalni direktor

Pooblaščenec za varstvo podatkov pri upravljavcu podatkov: Gill & Murry Zrt.

Kontaktni podatki pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov: adatvedelem@smp.hu

To obvestilo predstavlja enostransko zavezo upravljavca podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 ter z ustreznimi zakonodajnimi predpisi držav članic.

To obvestilo lahko upravljavec podatkov kadar koli enostransko spremeni in/ali prekliče, pri čemer o tem hkrati obvesti posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki. Obvestilo se objavi na spletni strani ali, odvisno od narave spremembe, z neposrednim obvestilom posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

2. Namen obdelave podatkov

2.1 Zagotavljanje neprekinjenega delovanja informacijskih sistemov in varnostno kopiranje podatkov

IT: upravljanje sistemov in infrastrukture, vključno z upravljanjem delovnih postaj, strežnikov in omrežnih elementov, arhiviranjem in varnostnim kopiranjem podatkov ter njihovo obnovo v primeru izpada.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). - Upravljavec podatkov ima upravičen interes, da za zagotavljanje nemotenega poslovanja nadzira, vzdržuje, namesti, odpravlja napake ter redno varnostno kopira in arhivira informacijske sisteme.

Obseg obdelanih podatkov: Vse kategorije digitalnih podatkov, ki jih zbira ali obdeluje upravljavec podatkov, vključno z zasebno telefonsko številko v obrazcu za nove uporabnike

Predvideni rok za obdelavo podatkov: v primeru varnostnega kopiranja podatkov v informacijskem sistemu 30 dni, v primeru arhiviranja podatkov pa zadnji delovni dan v aprilu drugega leta po varnostnem kopiranju

Obdelovalci podatkov: Ponudnik poslovnega sistema

Prejemniki: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: podatki, ki izvirajo od posameznika, katerega podatki se obdelujejo, od njegovega delodajalca ali od njegovega partnerja

2.2 Izdaja računa ter izdaja obvezne dokumentacije, povezane z izvedbo storitve

Izdaja računa ter izdaja obvezne dokumentacije, povezane z izvedbo storitve (delovni list, potrdilo o izvedbi). Skladnost z Zakonom o računovodstvu

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: izpolnjevanje pravne obveznosti upravljavca podatkov (člen 6(1)(c)).

Obseg obdelanih podatkov: Ime in naslov za izstavitev računa, e-poštni naslov, ime kontaktne osebe, delovno mesto, podpis

Predvideni rok za obdelavo podatkov: dan izločitve po izteku 9. leta po zaključku razstave

Obdelovalci podatkov: ponudnik sistema za upravljanje

Prejemniki: Pristojni organi

Vir zbiranja podatkov: podatki, ki izvirajo od posameznika, katerega podatki se obdelujejo, od njegovega delodajalca ali od njegovega partnerja

2.3 Prijava na dogodek

Upravljanje prijav za dogodke, družinske dneve in izobraževanja, ki jih organizira upravljavec podatkov.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: soglasje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (člen 6, odstavek (1), točka (a))

Obseg obdelanih podatkov: ime, ime podjetja, delovno mesto, e-poštni naslov, telefonska številka

Število odraslih gostov, število otrok (mlajših od 16 let)

Predvideni rok obdelave podatkov: do preklica soglasja posameznika, na katerega se nanašajo podatki

Obdelovalci podatkov: Organizator dogodkov, ponudnik storitev hostes, ponudnik storitev varovanja premoženja, marketinška agencija

Prejemniki: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.4 Organizacija dogodkov in upravljanje s povezano dokumentacijo

Podjetniški dogodki, teambuildingi, notranja usposabljanja ali obvezna informativna srečanja, ki jih organizira upravljavec podatkov. Evidentiranje prisotnosti na dogodku.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je organizirati dogodek za svoje zaposlene, na katerem je udeležba za člane organizacije obvezna.

Obseg obdelanih podatkov: ime, v primeru poslovnih partnerjev pa tudi ime podjetja, delovno mesto, e-poštni naslov, telefonska številka in ime

Predvideni rok obdelave podatkov: Do ugovora posameznika, ki je bil ocenjen kot utemeljen, vendar največ do naslednjega dogodka z enako vsebino ali največ do zadnjega delovnega dne v maju, ki sledi drugemu polnemu letu po dogodku.

Obdelovalci podatkov: Organizator dogodkov, ponudnik storitev hostes, ponudnik storitev varovanja premoženja, marketinška agencija

Prejemniki: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: podatki, ki izvirajo od posameznika, katerega podatki se obdelujejo, od njegovega delodajalca ali od njegovega partnerja

2.5 Obdelava podatkov v zvezi z organizacijo in izvedbo dogodkov

Upravljanje dogodkov in izobraževanj, ki jih organizira upravljavec podatkov, ter prijav na te dogodke.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je obdelava podatkov za namene učinkovitega izvajanja dogodkov, ki jih organizira organizacija.

Obseg obdelanih podatkov: ime, ime podjetja, delovno mesto, e-poštni naslov, telefonska številka

Predvideni rok obdelave podatkov: zadnji delovni dan v aprilu prvega leta po zaključku dogodka.

Obdelovalci podatkov: Organizator dogodkov, ponudnik storitev hostes, ponudnik storitev varovanja premoženja, marketinška agencija

Prejemniki: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: podatki, ki izvirajo od posameznika, katerega podatki se obdelujejo, od njegovega delodajalca ali od njegovega partnerja

2.6 Fotografiranje in snemanje dogodka ter objavljanje na družbenih omrežjih.

Upravljavec podatkov na dogodkih, ki jih organizira, posname fotografije in videoposnetke, ki jih lahko objavi na svoji spletni strani ter na straneh Facebook in LinkedIn, prav tako pa jih shrani v lastnih organizacijskih bazah podatkov.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je osebna komunikacija podjetja na lastni spletni strani in v družbenih medijih.

Obseg obdelanih podatkov: podoba obraza in telesa

Predvideni rok obdelave podatkov: do ugovora posameznika, na katerega se nanašajo podatki

Obdelovalci podatkov: ponudnik fotografskih in video storitev, oglaševalska agencija

Prejemniki: strani družbenih medijev

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.7 Upravljanje dokumentacije v zvezi z delovanjem sistemov vodenja kakovosti.

Obdelava osebnih podatkov, ki so navedeni v dokumentaciji v zvezi s sistemom vodenja kakovosti po standardu ISO 9001.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je priprava in upravljanje dokumentacije, ki jo zahtevajo nadzorni organi in ki ustreza zahtevam glede obdelave podatkov za učinkovito poslovanje.

Obseg obdelanih podatkov: ime, podpis, delovno mesto

Predvideni rok obdelave podatkov: Zadnji delovni dan v aprilu prvega leta po izteku triletnega certifikacijskega cikla ali do takrat, ko se ugovor posameznika, na katerega se nanašajo podatki, šteje za utemeljenega.

Obdelovalci podatkov: svetovalci za zagotavljanje kakovosti, revizorji

Prejemniki: Certifikacijske organizacije

Vir zbiranja podatkov: podatki, ki izvirajo od posameznika, njegovega delodajalca ali njegovega partnerja

2.8 Navedba avtorja v dokumentaciji tehničnih načrtov

V dokumentaciji načrtov varnostnih in informacijskih sistemov je treba zabeležiti podatke o avtorju.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: izpolnjevanje pravne obveznosti upravljavca podatkov (člen 6(1)(c)).

Obseg obdelanih podatkov: ime, identifikacijska številka, ki potrjuje upravičenost

Predvideni rok obdelave podatkov: na prvem letnem dnevu izločitve podatkov, ki sledi 20. letu po zaključku projekta.

Obdelovalci podatkov: Podizvajalci, ki sodelujejo v projektu

Prejemniki: Naročnik

Vir zbiranja podatkov: podatki, ki izvirajo od posameznika, katerega podatki se obdelujejo, od njegovega delodajalca ali od njegovega partnerja

2.9 Upravljanje elektronskega parkirnega sistema s kamerami in evidentiranje vstopov

Upravljanje parkirnega sistema, ki temelji na videonadzoru, za zaposlene in obiskovalce. Evidentiranje dnevnih podatkov o vstopih in izstopih ter o parkirnih mestih.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes obdelave podatkov je zaščita premoženja upravljavca podatkov in premoženja njegovih gostov ter nadzor dostopa.

Obseg obdelanih podatkov: ime, čas prihoda in odhoda, registrska številka vozila, posnetek obraza in telesa, parkirno mesto

Predvideni rok obdelave podatkov: zadnji delovni dan v aprilu, ki sledi enemu letu od zadnjega zabeleženega dostopa

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.10 Izpolnjevanje obveznosti, ki jih predpisujejo zakonski predpisi v zvezi z usposabljanji.

Registracija udeležencev usposabljanja v sistemu FAR.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: izpolnjevanje pravne obveznosti upravljavca podatkov (člen 6(1)(c)).

Obseg obdelanih podatkov: ime, rojstno ime, ime matere, kraj in datum rojstva, uporabniško ime, geslo

Predvideni rok obdelave podatkov: zadnji delovni dan v aprilu drugega leta po prenehanju pogodbe o zaposlitvi ali do takrat, ko se ugovor posameznika, na katerega se nanašajo podatki, šteje za utemeljenega

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Naslovniki: Uprava okrožja Pest

Vir zbiranja podatkov: podatki, ki izvirajo od posameznika, katerega podatki se obdelujejo, od njegovega delodajalca ali od njegovega partnerja

2.11 Obdelava podatkov v zvezi z upravljanjem prijav in izobraževanj, za katera je potrebno dovoljenje.

Postopek prijave in izdaje dovoljenj v sistemu FAR.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: izpolnjevanje pravne obveznosti upravljavca podatkov (člen 6(1)(c)).

Obseg obdelanih podatkov:

Oseba, pooblaščena za zastopanje na področju izobraževanja odraslih
– priimek in ime
– kraj in datum rojstva
– ime matere
– državljanstvo
– datum začetka veljavnosti pravice do zastopanja
Strokovni vodja
– priimek in ime
– kraj in datum rojstva
– ime matere
– državljanstvo
– številka listine, ki potrjuje univerzitetno ali visokošolsko izobrazbo ter pedagoško ali andragoško strokovno usposobljenost, ter ime ustanove, ki je listino izdala

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Naslovniki: Uprava okrožja Pest

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.12 Shranjevanje strokovnega življenjepisa in njegovo posredovanje naročniku

Priprava in shranjevanje strokovnih življenjepisov zaposlenih in podizvajalcev ter njihova predaja naročniku v pripravljalni fazi posameznega projekta za namene strokovnega pregleda.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). - Upravljavec podatkov ima legitimen interes, da obdeluje strokovne življenjepise projektnih vodij/zaposlenih/predstavnikov podizvajalcev in jih posreduje naročniku, da se izpolni naročnikova potreba po nadzoru.

Obseg obdelanih podatkov: ime, fotografija, podatki o strokovni izobrazbi in delovnih izkušnjah, strokovni življenjepis

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki: Naročnik

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.13 Evidentiranje in prikaz rezervacij sejnih sob pri vhodu v sejno sobo

Rezervacija sejne sobe, zaslon

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je, da v okviru organizacije zaradi učinkovitega razporejanja časa beleži in objavlja zasedenost sejnih sob.

Obseg obdelanih podatkov: ime, naziv sestanka

Predvideni rok za obdelavo podatkov: Vsako leto se podatki, starejši od enega leta pred zadnjim delovnim dnem v aprilu, izbrišejo.

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.14 Varovanje premoženja, zagotavljanje osebne varnosti in zaščita telesne celovitosti s pomočjo elektronskega video nadzornega sistema.

Upravljanje elektronskega videonadzornega sistema na vstopnih točkah v zaščitena območja, ki jih upravlja upravljavec podatkov, ter na prometnih hodnikih.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je zaščita njegovega premoženja in nadzor nad dostopom do njega.

Obseg obdelanih podatkov: fotografija obraza in telesa, videoposnetek

Predvideni rok obdelave podatkov: 14 dni

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.15 Nadzor poteka postopka za obravnavo morebitnih pritožb s pomočjo elektronskega sistema videonadzora

Upravljanje sistema videonadzora na delovnih območjih, kjer poteka postopek prevzema in izročitve blaga iz skladišča.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je evidentiranje predanih sredstev in s tem povezane dokumentacije za razjasnitev spornih primerov.

Obseg obdelanih podatkov: fotografija obraza in telesa, videoposnetek

Predvideni rok za obdelavo podatkov: 14 dni

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.16 Upravljanje in evidentiranje pogodb

Upravljanje pogodb, njihovo evidentiranje, evidentiranje pogodb, povezanih z dejavnostjo upravljavca podatkov, ob sklenitvi pogodbe obdelava podatkov o kontaktnih osebah pogodbenih strank ter njihovo redno posodabljanje, podatki o pooblaščencih pogodbenih strank ter njihovo redno posodabljanje

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je vodenje evidence podatkov kontaktne osebe.

Obseg obdelanih podatkov: ime, telefonska številka, delovno mesto, e-pošta, podpis

Predvideni rok obdelave podatkov: do ugovora posameznika, ki je bil ocenjen kot utemeljen.

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki izhajajo od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od njegovega delodajalca

2.17 Ohranjanje stikov s partnerji, strankami in dobavitelji

Vzdrževanje stikov, pošiljanje sistemskih sporočil v zvezi s storitvijo, izdaja ponudb, naročila, sklepanje pogodb, upravljanje in vodenje podatkov o kontaktnih osebah, osebni stiki, sprejemanje naročil po telefonu, usklajevanje in posodabljanje podatkov o kontaktnih osebah ter dokumentacija v zvezi z obiski partnerjev; vzdrževanje stikov v okviru vodenja projektov ter sodelovanja v konzorciju ali skupini dobaviteljev; upravljanje in vzdrževanje stikov z udeleženci izobraževanj, izvedenih v okviru projekta

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je vodenje evidence kontaktnih podatkov za izpolnjevanje pogodb

Obseg obdelanih podatkov: ime, naslov, e-poštni naslov, telefonska številka, edinstvena identifikacijska številka,

Predvideni rok obdelave podatkov: do ugovora posameznika, na katerega se nanašajo podatki

Obdelovalci podatkov: Upravljavec poslovnega sistema

Prejemniki: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki izhajajo od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od njegovega delodajalca

2.18 Evidentiranje poštnih pošiljk

Evidenca poštnih pošiljk, povezanih z dejavnostjo upravljavca podatkov

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je vodenje evidence podatkov kontaktne osebe.

Obseg obdelanih podatkov: Ime, naslov

Predvideni rok obdelave podatkov: zadnji delovni dan prvega aprila po izteku petega polnega leta od začetka obdelave podatkov.

Obdelovalci podatkov: Portó Budapest Kft.

Prejemniki: Madžarska pošta

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki izhajajo od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od njegovega delodajalca

2.19 Evidentiranje nalog, pripomb in napak, ki jih sporočijo stranke, ter njihovo dokumentiranje v informacijskem sistemu (sistem za upravljanje napak, sistem za upravljanje delovnih listov).

Vodenje evidence o statusu in izvedbi nalog, porabljenem času ter celotne dokumentacije o upravljanju nalog. Prek spletnega vmesnika in obrazca imajo zaposleni strank upravljavca podatkov možnost prijaviti tehnične težave, napake, potrebe po servisiranju in zahteve po spremembah v okviru storitev, ki jih zagotavlja upravljavec podatkov. Potrdilo o obračunu delovnega časa za organe in stranke, po potrebi z vpogledom v dokumentacijo.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je sistematična obdelava prijav, ki jih prejme od svojih strank, za namene evidentiranja nalog in potrjevanja obračuna.

Obseg obdelanih podatkov: ime, e-poštni naslov, datum prijave in opis primera, podpis

Predvideni rok obdelave podatkov: Ob koncu finančnega obračunskega obdobja, povezanega z zahtevkom za odpravo napake (najmanj 8 let), ali do ugovora zadevne osebe, ki se šteje za utemeljenega.

Obdelovalci podatkov: Altassian, Microsoft

Prejemniki: Organ, stranka

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki izhajajo od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od njegovega delodajalca

2.20 Obdelava podatkov v zvezi z Uredbo GDPR

Obdelava podatkov v zvezi z Uredbo GDPR.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: izpolnjevanje pravne obveznosti upravljavca podatkov (člen 6(1)(c)).

Obseg obdelanih podatkov: Ime, e-pošta

Predvideni rok za obdelavo podatkov: Ne bo izbrisan

Obdelovalci podatkov: Pravni svetovalec, svetovalec GDPR

Naslovniki: Pristojni organ, pooblaščenec za varstvo podatkov

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.21 Obravnavanje anonimnih prijav zlorab z namenom preiskave prijave ter odprave ali prenehanja ravnanja, ki je predmet prijave

V primeru prijave nezakonitega ali domnevno nezakonitega dejanja ali opustitve, ali druge zlorabe, upravljavec obdeluje podatke osebe, ki je predmet preiskave (katere ravnanje ali opustitev je povzročila prijavo), ter oseb, ki razpolagajo z relevantnimi informacijami.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: izpolnjevanje pravne obveznosti upravljavca podatkov (člen 6(1)(c)).

Obseg obdelanih podatkov: Podatki oseb, ki so predmet preiskave in razpolagajo z bistvenimi informacijami, kot so navedeni v prijavi

Predvideni rok obdelave podatkov: Do zaključka preiskave prijave (v primeru zavrnitve) ali do odprave ravnanja, ki je predmet prijave.

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Naslovniki: organ, pristojen za vodenje postopka

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredoval prijavitelj

2.22 Obdelava podatkov za namene uveljavljanja pravnih in drugih zahtevkov v zvezi s prijavami zlorab

Upravljavec podatkov hrani osebne podatke, ki jih obdeluje, za namene uveljavljanja pravic v obdobju splošnega zastaralnega roka po posredovanju podatkov

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je, da osebne podatke posameznikov, povezanih z njim, hrani v času splošnega zastaralnega roka.

Obseg obdelanih podatkov: podatki, potrebni za uveljavljanje pravnih zahtevkov prijavitelja, oseb, proti katerim teče preiskava, in oseb, ki razpolagajo z bistvenimi informacijami (ime, naslov, kraj in datum rojstva, ime matere)

Predvideni rok obdelave podatkov: 5 let od dneva prijave

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Naslovniki: organ, pristojen za vodenje postopka

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih upravljavec podatkov hrani za druge namene obdelave podatkov

2.23 Obravnavanje prijav navedenih zlorab, preiskava prijave ter odprava ali prenehanje ravnanja, ki je predmet prijave

V primeru prijave informacij o nezakonitem ali domnevno nezakonitem dejanju ali opustitvi oziroma drugih zlorabah upravljavec podatkov obdeluje podatke o prijavitelju, osebi, proti kateri poteka preiskava, in osebah, ki razpolagajo z bistvenimi informacijami

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: izpolnjevanje pravne obveznosti upravljavca podatkov (člen 6(1)(c)).

Obseg obdelanih podatkov: podatki, ki so jih v prijavi navedli prijavitelj, osebe, proti katerim teče preiskava, in osebe, ki razpolagajo z relevantnimi informacijami

Predvideni rok obdelave podatkov: Do zaključka preiskave prijave (v primeru zavrnitve) ali do odprave ravnanja, ki je predmet prijave.

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Naslovniki: organ, pristojen za vodenje postopka

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih posredujejo zadevne osebe in prijavitelji

2.24 Evidenca gostov, ki vstopajo v prostore

Osebe, ki želijo vstopiti v prostore upravljavca podatkov, morajo v skladu s pravili certifikacije ISO 27001 – po identifikaciji – – svoje podatke v obrazcu FORM, ki ga je upravljavec podatkov sistematiziral, še pred vstopom v prostore upravljavca podatkov

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). – Zakoniti interes upravljavca podatkov je priprava in obdelava evidence vstopov, ki jo zahtevajo nadzorni organi.

Obseg obdelanih podatkov: ime, delovno mesto, čas prihoda

Predvideni rok obdelave podatkov: 6 mesecev od vstopa

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.25 Uveljavljanje pravnih ali drugih zahtevkov, izterjava dolgov

Upravljavec osebnih podatkov hrani in obdeluje osebne podatke, ki jih obdeluje, za namene uveljavljanja pravnih zahtevkov in izterjave terjatev tudi po izteku roka obdelave, določenega za prvotni namen obdelave, in sicer v obdobju splošnega zastaralnega roka.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)) – Zakoniti interes upravljavca podatkov je, da osebne podatke posameznikov, povezanih z njim, hrani v času splošnega zastaralnega roka.

Obseg obdelanih podatkov: Podatki, potrebni za uveljavljanje pravnih zahtevkov (ime, naslov, kraj in datum rojstva, ime matere, dolg, znesek terjatve, druge terjatve

Predvideni rok obdelave podatkov: Do izteka splošnega zastaralnega roka za uveljavljanje zadevnega pravnega zahtevka.

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Naslovniki: sodišče, organ, pravni zastopnik

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.26 Posredovanje podatkov o zaposlenih in podizvajalcih naročnikom upravljavca podatkov za dostop do območja naročnika in opravljanje dela

Redno ali občasno posredovanje podatkov je potrebno za identifikacijo, ki je potrebna za vstop na lokacije partnerjev naročnika in za opravljanje dela.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)) - Upravljavec podatkov ima legitimen interes, da svojim naročnikom posreduje podatke o zaposlenih in kontaktnih osebah podizvajalcev, ki opravljajo delo na kraju samem, da lahko partner na kraju samem identificira zaposlenega, ki vstopi na lokacijo in opravlja delo, ob upoštevanju zaupne narave opravljane dejavnosti.

Obseg obdelanih podatkov: ime, številka osebnega dokumenta s fotografijo, delovno mesto, kraj rojstva, datum rojstva, ime matere, telefonska številka, datum poteka veljavnosti zdravstvene sposobnosti, stalno prebivališče, podoba obraza (fotografija)

Predvideni rok obdelave podatkov: Do prenehanja pogodbe o zaposlitvi delavca ali pogodbe z naročnikom.

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki/upravljavci podatkov: naročniki upravljavca podatkov

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.27 Posredovanje strokovnega življenjepisa in drugih podatkov, zahtevanih v razpisu, organizatorju razpisa

Posredovanje strokovnih življenjepisov zaposlenih in podizvajalcev ter drugih podatkov, zahtevanih v razpisu, za namene oddaje ponudbe in – v primeru uspešnosti – izvedbe projekta.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)) - Upravljavec podatkov v svojem upravičenem interesu, da bi pridobil in uspešno izvedel razpise, razpisnemu organu posreduje podatke in strokovni življenjepis, ki jih ta zahteva.

Obseg obdelanih podatkov: ime, fotografija, podatki o strokovni izobrazbi in delovnih izkušnjah, strokovni življenjepis

Predvideni rok obdelave podatkov: do zaključka razpisa ali do odločitve o utemeljenosti ugovora zadevne osebe

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki/upravljavci podatkov: Razpisovalec

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.28 Spremljanje usposobljenosti in strokovnega razvoja zaposlenih ter zaposlenih pri podizvajalcih

Vodenje evidence o strokovnih kvalifikacijah in izobrazbi zaposlenih ter zaposlenih pri podizvajalcih.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)) - Upravljavec podatkov ima legitimen interes, da razpolaga s podatki o izobrazbi in usposobljenosti svojih zaposlenih ter podizvajalcev, da se lahko udeležuje razpisov in zagotovi učinkovito poslovanje.

Obseg obdelanih podatkov: ime, fotografija, naziv izpita, identifikacijska številka izpita, datum opravljenega izpita, vsebina podatkov o kvalifikaciji

Predvideni rok za obdelavo podatkov: dan izbrisa podatkov v prvem letu po prenehanju delovnega razmerja ali podizvajalskega razmerja ali do vložitve ugovora s strani zadevne osebe

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki/upravljavci podatkov: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki izvirajo od posameznika, katerega podatki se obdelujejo, ali od njegovega delodajalca

2.29 Zagotavljanje brezžičnega omrežja za goste

Upravljavec podatkov gostom po registraciji omogoči dostop do Wi-Fi-ja.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: soglasje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (člen 6(1)(a))

Obseg obdelanih podatkov: ime, e-poštni naslov, e-poštni naslov zaposlenega SMP

Predvideni rok obdelave podatkov: 1 leto od registracije ali do preklica soglasja.

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki/upravljavci podatkov: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba

2.30 Evidenca rezervacij parkirnih mest za goste

Upravljavec podatkov lahko za svoje goste rezervira parkirna mesta za zaposlene, odvisno od zasedenosti parkirišč, o čemer gost prejme potrditev po e-pošti.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). - Upravljavec podatkov ima legitimen interes, da gostom, ki prihajajo z avtomobilom, zagotovi možnosti parkiranja in v ta namen obdeluje podatke ter vodi evidenco zasedenosti parkirišča

Obseg obdelanih podatkov: ime, registrska številka, e-poštni naslov

Predvideni rok obdelave podatkov: 30. dan od dogovorjenega datuma

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki/upravljavci podatkov: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: podatki, ki jih posredujejo zaposleni, ki so povabili zadevne osebe, ali pa zadevne osebe same

2.31 Obdelava podatkov o kontaktnih osebah, prijaviteljih in podizvajalcih v zvezi s storitvijo pripravljenosti na alarmne situacije

Upravljavec podatkov obdeluje podatke kontaktnih oseb pogodbenega partnerja, podatke prijavitelja ter podatke kontaktnih oseb podizvajalcev in oseb, ki neposredno sodelujejo (patrulje), da bi zagotovil izvajanje storitve pripravljenosti na alarmne situacije.

Obseg obdelanih podatkov: Kontaktne osebe: ime, e-poštni naslov, geslo za preklic, telefonska številka, Prijavitelj: ime, številka osebne izkaznice, podatki, navedeni v prijavi, Zaposleni pri podizvajalcu (patrolni delavec): ime, telefonska številka, podpis

Predvideni rok obdelave podatkov: dan izbrisa podatkov po izteku 4. leta od prenehanja partnerske pogodbe ali v primeru ugovorov posameznika, ki se štejejo za utemeljene

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki/upravljavci podatkov: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki izvirajo od delodajalca zadevne osebe ali od same zadevne osebe

2.32 Snemanje zvočnega zapisa ob prejemu prijave v zvezi s storitvijo pripravljenosti na alarm

Upravljavec podatkov posname zvočni zapis o prijavi, ki jo prejme v okviru izvajanja storitve pripravljenosti na alarmne situacije.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov: uveljavljanje zakonitega interesa upravljavca podatkov (člen 6(1)(f)). - Upravljavec podatkov ima legitimen interes, da v primeru pritožb ali poizvedb pristojnih organov lahko preveri prijave ter za namene preiskave zadeve poišče podatke tako pri partnerskem upravljavcu podatkov kot tudi pri partnerskem podizvajalcu.

Obseg obdelanih podatkov: ime, telefonska številka, podatki iz prijave (vsebina, datum in čas)

Predvideni rok obdelave podatkov: 3 mesece od datuma evidentiranja ali do takrat, ko se ugovor posameznika, na katerega se nanašajo podatki, šteje za utemeljenega

Obdelovalci podatkov: niso navedeni

Prejemniki/upravljavci podatkov: ni navedeno

Vir zbiranja podatkov: Podatki, ki jih je posredovala zadevna oseba.

3. Posledice neizpolnitve obveznosti posredovanja podatkov

Možna posledica neposredovanja podatkov: neizpolnitev namena obdelave podatkov.

4. Krog zainteresiranih strani

Partnerji, ki imajo sklenjeno pogodbo z upravljavcem podatkov, in kontaktne osebe, ki so jih ti navedli, ter predstavniki fizičnih ali pravnih oseb, ki kupujejo izdelke organizacije ali uporabljajo njene storitve.

5. Obseg podatkov, ki jih je treba obvezno navesti

Upravljavec podatkov na posameznih obrazcih za vnos podatkov, na katerih je vnos vseh podatkov obvezen, posebej ne označi podatkov, ki jih je treba obvezno izpolniti. Na tistih obrazcih, kjer vnos vseh podatkov ni obvezen, upravljavec podatkov z zvezdico * označi polja, ki jih je treba obvezno izpolniti.

6. Otroci

Naši izdelki in storitve niso namenjeni osebam, mlajšim od 18 let, in ne spadajo v okvir storitev, povezanih z informacijsko družbo. Prosimo, da osebe, mlajše od 18 let, upravljavcu podatkov ne posredujejo osebnih podatkov. Če ugotovimo, da smo zbrali osebne podatke od otroka, mlajšega od 18 let, bomo čim prej sprejeli ukrepe, potrebne za izbris teh podatkov.

7. Obvestilo o uporabi obdelovalca podatkov

Upravljavec podatkov med obdelavo podatkov posreduje podatke obdelovalcu(-cem) podatkov, s katerim(-imi) je sklenil pogodbo, za izpolnitev pogodbe.

Kategorije obdelovalcev podatkov: Navedene so v točki 2 med nameni obdelave podatkov.

8. Krog oseb, ki imajo pravico do vpogleda v podatke

Upravljavec podatkov pridobljenih podatkov ne posreduje tretjim osebam, razen obdelovalcu(-cem) podatkov in prejemnikom, navedenim v točki 7.

8.1 Dostop do podatkov iz varnostnih kopij

Upravljavec podatkov shranjuje varnostne kopije ločeno in pod nadzorom dostopa. Do varnostnih kopij imajo dostop izključno sodelavci, zaposleni v oddelku za informacijsko tehnologijo, v skladu z ustreznimi dokumentiranimi postopki. V primeru obnovitve podatkov iz varnostne kopije obstaja dokumentiran postopek za pregled podatkov, obnovljenih iz varnostne kopije, pred njihovo dejansko uporabo.

8.2 Dostop do podatkov sistema videonadzora

Upravljavec podatkov posnetkov ne posreduje tretjim osebam. Do posnetkov imajo dostop le zaposleni, ki jih določi upravljavec podatkov.

Do posnetkov, ki jih je predhodno posnel elektronski nadzorni sistem, imajo dostop pooblaščenec za varstvo podatkov, vodja varnosti, operater IT in generalni direktor. Zadevna oseba ima na svojo zahtevo dostop izključno do posnetkov, na katerih je upodobljena sama, in sicer v prisotnosti katere od zgoraj navedenih oseb. Dostop mora v vsakem primeru pisno zahtevati pri pooblaščencu za varstvo podatkov.

Upravljavec podatkov v vsakem primeru sestavi zapisnik o vpogledu, ki ga družba hrani 1 leto.

8.3 Osebe, ki so pooblaščene za omejevanje dostopa do posnetkov elektronskega nadzornega sistema

Omejitev posnetkov, ki jih je posnel elektronski nadzorni sistem, je mogoča le v primerih, ko je upravljavec podatkov zaznal dogodek, ki verjetno ogroža cilj, ki ga želi doseči elektronski nadzorni sistem.

Obdelava posnetkov, na katerih je upodobljena izključno oseba zadevne osebe, se lahko na njeno zahtevo omeji. Zadevna oseba mora pri pooblaščencu za varstvo podatkov pisno zaprositi za blokado, pri čemer mora navesti njen namen in predvideno trajanje.

Upravljavec podatkov o vsakem koraku postopka blokiranja sestavi zapisnik, ki ga hrani 1 leto.

8.4 Objava podatkov

Upravljavec podatkov posnetkov elektronskega nadzornega sistema ne objavi.

9. Obdelava podatkov, prejetih od tretjih oseb

Če uporabnik/partner upravljavcu podatkov ne posreduje svojih podatkov, temveč podatke druge fizične osebe, je v tem primeru izključno odgovoren, da je podatke posredoval s soglasjem te fizične osebe, ob njenem vednosti in po ustreznem obveščanju. Upravljavec podatkov ni dolžan preverjati izpolnjevanja teh pogojev. Upravljavec podatkov opozarja uporabnika/partnerja, da če te obveznosti ne izpolni in zato posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, uveljavi zahtevek proti upravljavcu podatkov, lahko upravljavec podatkov uveljavljeni zahtevek oziroma znesek s tem povezane škode prenese na uporabnika/partnerja.

10. Posredovanje podatkov v tretjo državo ali mednarodni organizaciji

Upravljavec podatkov osebnih podatkov posameznika, na katerega se nanašajo, in posnetkov NE posreduje v tretjo državo zunaj držav Evropskega gospodarskega prostora ali mednarodni organizaciji.

11. Pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko prek kontaktnih podatkov, navedenih v točki 1, stopi v stik z upravljavcem podatkov,

lahko zahteva, da mu se omogoči dostop do kopije njegovih osebnih podatkov, ki jih obdeluje upravljavec podatkov.
lahko zahteva popravek svojih podatkov,
lahko zahtevate informacije o namenu in pravni podlagi obdelave podatkov
lahko zahtevate izbris svojih osebnih podatkov in omejitev obdelave podatkov,

Zadevna oseba lahko kadarkoli uveljavi zgoraj navedene pravice.

Poleg tega lahko posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, podatke posreduje upravljavcu na enega od naslovov za stike, navedenih v točki 1.

lahko zahtevate prenos svojih podatkov drugemu upravljavcu podatkov, če obdelava podatkov temelji na pogodbi ali privolitvi in jih organizacija obdeluje v okviru avtomatiziranega postopka.
ima pravico do preklica soglasja, ki ga je prej dal za obdelavo podatkov

Upravljavec podatkov v največ enem mesecu po vložitvi zahtevka – v izjemnih primerih v daljšem roku, ki ga dovoljuje zakonodaja – odloči o zahtevku ali ga zavrne (z navedbo razlogov). O izidu preiskave obvesti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v pisni obliki.

11.1 Stroški obveščanja

Organizacija prvič zagotovi ukrepe in potrebna obvestila brezplačno.

Če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, v roku enega meseca že drugič zaprosi za iste podatke, ki se v tem času niso spremenili, upravljavec podatkov zaračuna administrativne stroške.

Osnova za obračun administrativnih stroškov je strošek, preračunan na uro na podlagi veljavne minimalne plače, kot urna postavka.
Število delovnih ur, porabljenih za obveščanje, se obračuna po zgoraj navedeni urni postavki.
Poleg tega se v primeru zahteve po informacijah v papirni obliki zaračunajo stroški tiskanja odgovora po nabavni ceni ter stroški poštnine.

11.2 Zavrnitev posredovanja informacij

Če je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena, če ta ni upravičen do obveščanja ali če organizacija kot upravljavec podatkov dokaže, da posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, že razpolaga z zahtevanimi informacijami, upravljavec podatkov zavrne zahtevo za obveščanje.

Če je zahteva posameznika zaradi svoje izrazito ponavljajoče se narave pretirana, lahko Organizacija zavrne ukrepanje na podlagi te zahteve, če

če zadevna oseba v roku enega meseca že tretjič vloži zahtevek za uveljavljanje pravic iz členov 15–22 v zvezi z isto zadevo.

11.3 Pravica do ugovora

Zadevna oseba ima pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi svojih osebnih podatkov, ki temelji na zakonitem interesu ali pooblastilu javne oblasti.

V tem primeru organizacija ne sme več obdelovati osebnih podatkov, razen če dokaže, da obdelavo podatkov utemeljujejo nujni in upravičeni razlogi, ki imajo prednost pred interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, na katerega se nanašajo podatki, ali so povezani z uveljavljanjem, izvrševanjem ali zaščito pravnih zahtevkov.

Če ugotovi, da je pravna podlaga za ugovor utemeljena, bo v najkrajšem možnem času prenehal z obdelavo podatkov – vključno s posredovanjem podatkov in nadaljnjim zbiranjem podatkov. O ugovoru obvesti vse tiste, katerim je prej posredoval podatke posameznika, na katerega se nanašajo.

Obravnava zahtevka je brezplačna, razen v primeru neutemeljenih ali pretiranih zahtevkov, za katerih obravnavo lahko upravljavec podatkov zaračuna razumno visoko pristojbino, ki ustreza njegovim administrativnim stroškom. Če se posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne strinja z odločitvijo upravljavca, se lahko obrne na sodišče.

12. Obvestilo o ukrepih za varstvo podatkov

Upravljavec podatkov obdeluje podatke v zaprtem sistemu v skladu z zahtevami Pravilnika o informacijski varnosti.

Upravljavec podatkov zagotavlja privzeto in vgrajeno varstvo podatkov. V ta namen upravljavec podatkov uporablja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, da:

natančno ureja dostop do podatkov;
dostop naj se dovoli le tistim osebam, ki te podatke potrebujejo za opravljanje svoje naloge, pri čemer naj imajo dostop le do tistih podatkov, ki so nujno potrebni za opravljanje te naloge;
previdno izbere obdelovalce podatkov, ki jih pooblasti, in z ustrezno pogodbo o obdelavi podatkov poskrbi za varnost podatkov;
poskrbi za nespremenljivost (integriteto podatkov), verodostojnost in zaščito obdelanih podatkov.

Upravljavec podatkov uporablja razumne fizične, tehnične in organizacijske varnostne ukrepe za zaščito podatkov posameznikov, zlasti pred naključnim, nepooblaščenim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spremembo, posredovanja, uporabe, dostopa ali obdelave. Upravljavec podatkov v primeru znanega nepooblaščenega dostopa do osebnih podatkov ali njihove uporabe, ki za posameznika pomeni visoko tveganje, nemudoma obvesti posameznika.

Upravljavec podatkov, če je potrebno posredovanje podatkov posameznika, poskrbi za ustrezno zaščito posredovanih podatkov, na primer s šifriranjem podatkovne zbirke. Upravljavec podatkov nosi polno odgovornost za obdelavo podatkov posameznika, ki jo izvajajo tretje osebe.

Upravljavec podatkov z ustreznimi in rednimi varnostnimi kopijami tudi poskrbi, da so podatki posameznika, na katerega se nanašajo, zaščiteni pred uničenjem ali izgubo.

13. Pravna sredstva

Vsaka prizadeta oseba, če po lastni presoji meni, da

a) če upravljavec podatkov omeji uveljavljanje njegovih pravic ali zavrne njegovo zahtevo v zvezi s tem, lahko s prijavo sproži preiskavo pri Nacionalnem uradu za varstvo podatkov in svobodo informacij, da se preveri zakonitost ukrepa upravljavca podatkov;

b) upravljavec pri obdelavi osebnih podatkov krši pravne predpise o obdelavi osebnih podatkov,

lahko zaprosi Nacionalni urad za varstvo podatkov in svobodo informacij za izvedbo upravnega postopka v zvezi z varstvom podatkov, oziroma
se lahko obrne na sodišče proti upravljavcu podatkov in po lastni izbiri vloži tožbo tudi pri sodišču, ki je pristojno glede na njegov stalni ali začasni prebivališče.

Kontaktni podatki Nacionalnega urada za varstvo podatkov in svobodo informacij:

Predsednik: dr. Attila Péterfalvi,

Naslov: 1055 Budimpešta, ulica Falk Miksa, št. 9–11.

Poštni naslov: 1363 Budimpešta, Pf. 9.

Tel.: +36-1-3911400

E-pošta: ugyfelszolgalat@naih.hu