Prijava zlorabe

Obvestilo o sistemu za prijavo zlorab

Na podlagi Zakona št. XXV iz leta 2023 o pritožbah, prijavah v javnem interesu ter pravilih v zvezi s prijavo zlorab, ki začne veljati 24. julija 2023, mora vsako vsako podjetje z najmanj 50 zaposlenimi vzpostaviti sistem za prijavo zlorab, prek katerega je mogoče prijaviti informacije o nezakonitih ali domnevno nezakonitih dejanjih ali opustitvah ter drugih zlorabah. Do prijave so upravičeni vsi trenutni in nekdanji zaposleni v družbi SMP Solution Zrt., partnerji, delničarji, vsi zaposleni v družbah, ki jih vodi SMP Solution Zrt., ter vsi zaposleni v družbah, ki pripadajo skupini SMP, člani nadzornega odbora, pripravniki, prostovoljci ter tisti, ki so že podali izjavo o nameri za sklenitev teh pravnih razmerij (podroben seznam je naveden v priloženem pravilniku).

Pravilnik o sistemu za prijavo zlorab

1. Splošne določbe

1.1 Predmet in namen pravilnika

Na podlagi Zakona št. XXV iz leta 2023 o pritožbah, prijavah v javnem interesu ter pravilih v zvezi s prijavo zlorab mora vsaka vsaj 50 zaposlenih mora vzpostaviti sistem za prijavo zlorab, prek katerega je mogoče prijaviti informacije o nezakonitih ali domnevno nezakonitih dejanjih ali opustitvah ter drugih zlorabah.

Sistem mora biti na voljo in dostopen vsem prijaviteljem, omogočati mora tako pisne kot ustne prijave, poleg tega mora zagotavljati zaščito identitete in osebnih podatkov prijavitelja; poudariti je treba, da se prenos podatkov v tretjo državo ali mednarodni organizaciji lahko izvede le, če se prejemnik zaveže k varnemu ravnanju s podatki.

1.2 Področje veljavnosti pravilnika

Področje veljavnosti pravilnika zajema vse organizacijske enote družbe ter vse zaposlene v delovnem razmerju z družbo ali v kakršnem koli drugem pravnem razmerju, ki se nanaša na opravljanje dela. Prav tako zajema vse nekdanje zaposlene v družbi SMP, katerih pravno razmerje je že prenehalo, partnerje, delničarje, člane nadzornega sveta, pripravnike, prostovoljce ter tudi na tiste, ki so že podali izjavo o nameri za sklenitev teh pravnih razmerij.

1.3 Dostopnost pravilnika in z njim povezanih prilog

Družba objavi vse dokumente, ki sodijo v ta pravilnik, v elektronski obliki tako, da ima vsak zadevni zaposleni ob potrebi dostop do njih in jih lahko pregleduje s pravico do branja. V zvezi s tem pravilnikom ima SMP pravico do enostranske spremembe. V primeru spremembe pravilnika bo SMP zaposlenega obvestilo prek elektronskega vmesnika, ki je na voljo, ali osebno.

1.4 Pojmi

Delodajalec: tisti, ki zaposluje fizično osebo v okviru delovnega razmerja (SMP Solutions Zrt.).

Zaposleni: fizična oseba, ki za delodajalca in pod njegovim vodstvom v okviru pravnega razmerja, namenjenega zaposlitvi, opravlja dejavnost v zameno za plačilo ali pa se sama zaposluje.

Delovno razmerje: vsako pravno razmerje, v katerem zaposleni opravlja dejavnost za delodajalca in pod njegovim vodstvom v zameno za plačilo ali pa sam opravlja svojo zaposlitev.

Oseba, odgovorna za delovanje sistema: nepristranska oseba, ki v okviru svojih pristojnosti ni podrejena nikomur in ki obravnava ter preiskuje prijave.

Prijavitelj: fizična oseba, ki je upravičena do vložitve prijave.

2. Sistem za prijavo zlorab

2.1 Oseba, ki je podala prijavo

Do prijave je upravičena vsaka fizična oseba, ki:

• oseba, ki jo zaposluje delodajalec (trenutno veljavno pravno razmerje, prenehano pravno razmerje ali pravno razmerje, ki se namerava vzpostaviti v prihodnosti in katerega vzpostavitev je že v teku);
• delničarji družbe, člani upravnega organa, člani izvršilnega organa, člani nadzornega sveta;
• vsi zaposleni v podjetjih, ki jih vodi SMP Solution Zrt., ter vsi zaposleni v podjetjih, ki sodijo v skupino SMP (ne glede na to, ali pravno razmerje trenutno obstaja, je prenehalo ali naj bi se vzpostavilo v prihodnosti, pri čemer je vzpostavitev že v teku);
• Partnerji družbe: samostojno podjetje; samostojni podjetnik; pogodbeni izvajalec; podizvajalec; pooblaščenec ter osebe, ki jih ti zaposlujejo; stažist; prostovoljec (ne glede na to, ali pravno razmerje trenutno obstaja, je prenehalo ali naj bi se vzpostavilo v prihodnosti, pri čemer je vzpostavitev že v teku).

2.2 Vsebina prijave

Prek sistema za prijavo zlorab je mogoče prijaviti informacije o nezakonitem ali domnevno nezakonitem dejanju ali opustitvi ter o drugih zlorabah.

Nezakonito dejanje je lahko npr. korupcija, zloraba, pranje denarja, nepoštena konkurenca, zloraba poslovnih skrivnosti, kršitev okoljskih predpisov, navzkrižje interesov, ustrahovanje na delovnem mestu, diskriminacija, kršitev določb etičnega kodeksa itd.

2.3 Način vložitve prijave

Družba objavlja svoje obrazce za prijavo na svoji spletni strani https://smpsolutions.hu.

• Po pošti: 1138 Budimpešta, Madarász Viktor ulica 47–49, stavba 2, 3. nadstropje.
• Po e-pošti: visszaeles_bejelentes@smp.hu
• Po telefonu: +36 1 412 2540
• Osebno: Ádám Varga (direktor kadrovske službe)

Prijave je mogoče vložiti pisno ali ustno, in sicer na naslednji način:

• Ustno
• – Po telefonu
• – Osebno
• V pisni obliki
• – Pismo
• – E-pošta

2.4 Preiskovanje prijav

Da bi zagotovili nepristranskost in neodvisnost, se za obravnavo in preiskavo zadevne prijave imenuje ad hoc etična komisija, ki jo sestavljajo vsaj trije člani in jo imenuje trenutni direktor kadrovske službe. Člani tako imenovane ad hoc etične komisije pri opravljanju svojih nalog ne sprejemajo navodil.

Prijave se pošiljajo trenutnemu direktorju kadrovske službe, ki na podlagi vsebine prijave imenuje člane ad hoc etične komisije in jim posreduje prijavo tako, da je varnost podatkov med posredovanjem v največji možni meri zagotovljena v skladu z določbami tega pravilnika.

Etika komisija, odgovorna za delovanje notranjega sistema za prijavo zlorab, preišče vsebino prijave v najkrajšem možnem času, ki ga dopuščajo okoliščine, vendar najpozneje v 30 dneh od prejema prijave. V posebej utemeljenih primerih se rok lahko podaljša, pri čemer je treba o tem sočasno obvestiti prijavitelja. V tem primeru je treba prijavitelja obvestiti o predvidenem datumu zaključka preiskave in razlogu za podaljšanje roka. Preiskava tudi ob podaljšanju roka ne sme trajati več kot 3 mesece.

Fizično osebo, v zvezi s katero je bila prejeta prijava, je treba obvestiti o dejstvu prijave in njeni vsebini ter o njenih pravicah v zvezi z varstvom osebnih podatkov. Zagotoviti je treba, da lahko izrazi svoje stališče, tudi prek pravnega zastopnika, ter predloži dokaze v svojo obrambo. Obveznost obveščanja o dejstvu prijave se lahko opusti le v primeru, če bi to ogrozilo uspeh postopka.

Predpisi o pravici do obveščanja in varstvu osebnih podatkov veljajo tudi za tiste osebe, ki bi lahko imele pomembne informacije o vsebini prijave.

Preiskava prijave se lahko opusti, če:

• prijavo je vložil neznani prijavitelj;
• ni ga opravila oseba, ki je do tega upravičena;
• ponovna prijava istega prijavitelja z enako vsebino;
• kršitev javnega interesa ali utemeljenega zasebnega interesa ne bi bila sorazmerna z omejitvijo pravic fizične ali pravne osebe, na katero se pritožba nanaša, ki izhaja iz preiskave pritožbe.

V primeru opustitve prijave se lahko opusti le vsebinska preiskava, medtem ko mora družba SMP Solutions Zrt. opraviti obveznosti v zvezi z obveščanjem in administrativnimi postopki.

Med preiskavo prijave je treba oceniti utemeljenost okoliščin, navedenih v prijavi, in sprejeti ukrepe, ki so primerni za odpravo prijavljenega dejanja. Med preiskavo se lahko prijavitelja kadar koli zaprosi za dopolnitve in pojasnila, za razjasnitev dejanskega stanja ali za posredovanje dodatnih informacij.

Če je na podlagi prijave utemeljeno začeti kazenski postopek, je treba sprejeti ukrepe za vložitev kazenske ovadbe. V primeru, da se izkaže, da je bila prijava vložena v slabi veri z navedbo lažnih podatkov in informacij ter da so s tem nastale okoliščine, ki kažejo na storitev kaznivega dejanja ali prekrška, je treba osebne podatke prijavitelja v skladu z navodili o obdelavi podatkov posredovati pristojnemu organu ali osebi. Če je na podlagi prijave v slabi veri verjetno, da je bila drugi osebi povzročena nezakonita škoda ali druga kršitev pravic, je treba njegove osebne podatke na zahtevo organa ali osebe, ki je pooblaščena za začetek ali vodenje postopka, posredovati.

Upravljavec sistema za prijavo zlorab mora prijavitelja pisno obvestiti o preiskavi prijave ali o njeni opustitvi ter o razlogih za opustitev, o izidu preiskave ter o sprejetih ali načrtovanih ukrepih. Pisno obvestilo se lahko opusti, če je upravljavec sistema prijavitelja že ustno obvestil in je ta to potrdil.

2.5 Zaščita prijaviteljev

Vsak ukrep, ki je za prijavitelja neugoden, se šteje za nezakonit, če je bil sprejet zaradi zakonite vložitve prijave.

Takšen diskriminatoren ukrep je npr.

• odpoved, začasna ustavitev delovnega razmerja, skupinsko zmanjšanje števila zaposlenih;
• zavrnitev napredovanja, zavrnitev usposabljanja, negativna ocena uspešnosti;
• sprememba delovnih nalog, premestitev, sprememba delovnega časa, znižanje plače;
• disciplinski ukrep, opomin;
• prisila, ustrahovanje, nadlegovanje, diskriminacija;
• nepodaljšanje pogodbe za določen čas, njena predčasna prekinitev;
• povzročanje škode, kršitev dobrega imena, izguba poslovnih priložnosti in izguba prihodkov;
• predčasna prekinitev ali odpoved pogodbe o dobavi blaga ali opravljanju storitev;
• preklic dovoljenja.

V upravnem ali sodnem postopku v zvezi z neugodnim ukrepom se domneva, da je bil neugodni ukrep sprejet zaradi vložitve prijave. Dokazati, da je bil neugodni ukrep zakonit, je dolžnost delodajalca.

Pri zakonitem podajanju prijave prijavitelj ne krši obveznosti varovanja poslovne skrivnosti in se ga ne more pripisati odgovornosti v zvezi z dostopom do informacij, razen če je s pridobitvijo ali dostopom do njih storil kaznivo dejanje.

3. Zaključne določbe

Izpolnjevanje obveznosti v zvezi z vzpostavitvijo in delovanjem sistema za prijavo zlorab nadzira inšpekcijski organ za zaposlovanje. Če inšpekcijski organ za zaposlovanje ugotovi pomanjkljivosti ali kršitve, lahko poleg naložitve upravne sankcije sprejme tudi upravne ukrepe. To med drugim vključuje poziv organizaciji, naj odpravi pomanjkljivosti in kršitve, v primeru neuspešnega poziva pa lahko naloži tudi upravno globo.

Varstvo osebnih podatkov in obdelava podatkov potekata v skladu z določbami iz Obvestila o obdelavi podatkov.